Tips Dokumen Penting Tetap Aman Selama Proses Pengiriman

Pernah mengirimkan dokumen penting? Bagaimana rasanya? Deg-degan? Takut hilang? Saya pernah beberapa kali mengirim paket berisi dokumen penting antara lain kartu keluarga, STNK, KTP dan BPKB. Maklumlah sering pindah domisili sehingga beberapa urusan harus dilakukan jarak jauh dengan bantuan keluarga atau orang lain. Untuk meminimalkan kekhawatiran, ada beberapa hal yang bisa kita lakukan, antara lain memahami cara menulis alamat pengiriman barang yang benar seperti di bawah ini.

Format Penulisan Alamat Pengirim

Tiap jasa pengiriman barang memiliki kebijakan yang berbeda tentang cara menulis alamat paket. Ada kurir yang menganggap alamat pengirim tidak penting, ada yang mewajibkan penulisan lengkap. Untuk pengiriman barang biasa saya hanya mencantumkan nama pengirim dan nomor ponsel untuk pengiriman. Saya pikir, toh paket tersebut tidak menuju ke alamat saya, jadi saya tidak perlu mencantumkannya. 

Dahulu penulisan alamat pengirim itu wajib karena paket akan dikirim balik ke pengirim jika penerima tidak bisa ditemukan atau rumah kosong. Sekarang yang penting ada nomor ponsel sehingga jika kurir di alamat tujuan mengalami kendala bisa menguhubungi pengirim untuk mengkonfirmasikan langkah selanjutnya. Teknologi komunikasi membuat pekerjaan kurir lebih simple dan hemat biaya operasional.

Namun demikian, ada juga pelanggan yang keberatan jika tidak ada alamat lengkap pengirim. Ini berkaitan dengan maraknya pengiriman barang yang secara hukum dilarang seperti narkoba, tapi tak ada yang mengaku memilikinya ketika tertangkap polisi.

Untuk pengiriman dokumen penting, sebaiknya alamat pengirim jelas dan lengkap dicantumkan untuk berjaga-jaga jika ada kendala dalam pengiriman tersebut. Jangan mengambil resiko apapun.

Format penulisan alamat pengirim:

Nama Pengirim

Alamat: Nama Jalan, RT, RW

Kelurahan, Kecamatan, Kota

Propinsi, Kode Pos

Nomor Ponsel 081xxxxx

Format Penulisan Alamat Penerima

Jika penulisan alamat pengirim paket masih bisa ditawar untuk dicantumkan atau tidak, maka untuk penulisan alamat penerima barang wajib dicantumkan. Namun, kebijakan masing-masing kurir tetap beda. Ada yang minta harus lengkap beserta kode pos, ada yang tidak mempermasalahkan kode pos. Toh kebanyakan dalam sistem komputer kurir sudah ada pilihan kelurahan, kecamatan dan kota yang mencerminkan kode pos tersebut. Kalau mau aman, sebaiknya kode pos juga dicantumkan. Tapi banyak orang yang tidak hapal kode posnya sendiri. Jika Anda pemilik toko online, maka harus cekatan membantu pembeli yang tidak tahu kode pos rumahnya. Kode pos bisa dilihat di situs Pos Indonesia.

Jadi format penulisan alamat penerima dan pengirim sama.

Nama Penerima

Alamat: Nama Jalan, RT, RW

Kelurahan, Kecamatan, Kota

Propinsi, Kode Pos

Nomor Ponsel 081xxxxx

Cantumkan nama negara apabila dikirim ke luar negeri.

Letak Penulisan Alamat Pada Paket Atau Amplop

Ada 3 posisi penulisan alamat pengirim di bungkus paket:

1. Untuk amplop kecil, alamat pengirim berada di bagian belakang amplop.

2. Untuk amplop lebar, alamat pengirim berada di bagian depan amplop sebelah kiri atas.

3. Untuk paket berbentuk kotak, misalnya setumpuk dokumen penting kontrak perjanjian, maka posisi alamat pengirim sama seperti ketika mengirim dalam amplop lebar, yaitu berada di permukaan yang sama, sebelah kiri atas. Pilih permukaan kotak  yang menghadap ke atas.

Sedangkan letak penulisan alamat penerima pada paket atau amplop hanya satu, yaitu di sebelah kanan bawah. Letaknya jangan terlalu ke pinggir ya, melainkan agak ke tengah sedikit. Biasanya font untuk alamat penerima lebih besar dari pengirim. Namun font yang sama juga tidak masalah, asal bisa terbaca dengan jelas.

Tips Sebelum Mengirimkan Paket

• Pastikan dalam menuliskan alamat pengiriman sudah benar. Jika ada ketidaksesuaian antara nama kelurahan dan kecamatan atau kecamatan dan kota dan sebagainya, biasanya sistem komputer kurir akan menolak atau tidak bisa print tanda terima. Ini membantu kita untuk melakukan perbaikan dengan menghubungi si penerima lalu meminta alamat yang benar.
• Pada saat melakukan estimasi biaya kirim di portal kurir, pastikan untuk memilih lokasi jasa pengiriman terdekat, jangan hanya memperhatikan kota asal. Pemilihan lokasi jasa yang salah berakibat bertambahnya biaya transportasi dari rumah ke kantor jasa pengiriman barang. 
• Pastikan tulisan terbaca dengan jelas. Jika dalam perjalanan untuk mengirim barang ke kurir tulisan alamat memudar karena terkena percikan air hujan, pinjamlah spidol ke petugas kurir untuk memperbaikinya.
• Cek pula jika ada bagian bungkus yang terbuka. Umumnya kurir juga menyiapkan lakban di meja petugas dan bisa dipinjam.
• Cek tanda terima dari jasa pengiriman apakah yang diketik petugas sudah benar sesuai dengan yang tercantum di atas amplop atau paket sebelum meninggalkan kantor jasa pengiriman tersebut.